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| | [返回首页] | 选择办公软件的误区 | 在人类步入信息化社会的今天，协同办公的时代也已全面到来。但是我们发现，很多客户在选择协同办公管理软件系统的过程中陷入各种各样的误区，这里我们就列举了九大有代表性的误区，供广大用户借鉴。
误区一：自己开发
有的单位感到自己开发协同办公管理软件更能够满足自身要求，能够随时改进，可控性强，也避免购买软件而上当受骗的可能，但其实这种做法往往得不偿失。
首先，当今的协同办公管理软件系统已经发展成为一门涉及众多学科的综合技术，包括计算机科学、通信科学、网络科学、管理与行为科学、多媒体技术、数据库技术、图形图象处理技术等多个学科，普通的程序员已经很难设计出优秀的协同办公管理软件系统。其次，协同办公管理软件系统越来越重视对最新管理理念的融合，而身在单位内部的程序员受行业和职位限制，很难掌握业界流行的管理理念及其发展趋势，开发往往成了对市面上协同办公管理软件的简单模仿和对企业办公流程的克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的。再次，随时随地的调整协同办公管理软件系统不见得就是一件好事，因为这样会严重影响系统的正常使用和员工的快速熟练掌握，延长磨合期。最后，协同办公管理软件系统的开发需要企业耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，按照最小的企业规模和最低的工资水平计算也要万元以上，平均需要数万元，高的可到数十万元，显然得不偿失。因此除了有的特大型企业和敏感性单位外普通企业并不适合自己开发。
误区二：功能越全越好
对协同办公管理软件系统来说，它的功能几乎是可以无限扩充的，但是对企业来说，这样并没有必要，因为很多功能并不是他所必需的。首先功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦；其次功能增多带来了价格和服务成本的直线上升，过分追求功能超全是一种很大的浪费。比如一个小型IT企业就没有必要安装车辆管理模块，所以企业应该放弃那些闲置不用、可用可不用、利用率低的功能，避免大而不当，选择满足自己核心需求的产品。如果企业发展壮大了，产生了更多的需求，还可以在原来的系统上进行二次开发。
误区三：价格越贵越好
判断一个产品好不好的根本原则不是看它是不是最贵的，而是看它是否适合自己，协同办公管理软件系统更是如此。其实所有的协同办公管理软件系统80％的核心内容都是相同的，但是有的软件在上面增加上一些附加功能或者在某一项上有所强化，而功能每增加10％，价格便会增加100％－200％，给企业造成很重的经济负担，往往是花了大价钱买了自己并不需要的附加功能产品。
误区四：价格越低越好
价格低固然是好事，但是如果低到3000元以下就值得你怀疑这个软件有没有问题了。首先，质量问题，价格太低的协同办公管理软件往往是一些只有几个人的小公司，甚至是一个人开发的，可以想象这样的产品质量会是什么样子，这样的开发队伍能否稳定持久，将来的服务怎么保障。我甚至见过千元以下的协同办公管理软件，如此低的价格你敢买么？因为买完了可能跟本就用不了或用不长；其次，隐性成本。很多软件虽然看起来比较便宜，但是有用户数限制，比如有一款协同办公管理软件报价5800元，但是只有20个用户数，每增加10个人就要增加2000元，这样50个人的单位就得11800元。最后，服务问题，有一些软件报价不含服务费用，如果要提供培训、升级、维护甚至安装等服务就要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然服务费就成了一个无底洞。
记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。
误区五：系统越开放、越自由越好
网络的一个基本特征就是开放、自由，但是完全的开放和自由会给企业带来很大的经营风险，比如财务数据、客户资料、成本信息、配方工艺等重要文件如果在网上可以随意浏览，很容易泄密，给企业造成不可估量的损失。但是如果不放在网上又不便于统一管理，因此最好的解决方案就是能够对它们进行权限管理，根据权限等级，只有具有一定级别的人才能够看到这些资料，其他人则看不到，这就既方便管理又防止泄密。
误区六：软件应该完全符合企业的办公习惯
软件的确要适合企业的办公习惯，但是也要体现它自身的思想和特点，因为这是软件的作用所在，价值体现。
协同办公管理软件不是旧模式传统OA软件的新版本，它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，优秀的协同办公管理软件更是代表了未来办公的趋势，如知识管理、协同办公等思想，另外它公开、公正、透明的特点也可能会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理，因此在开始应用时会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突，这就要求用户能够除旧纳新，转变思维，勇于变革，因为这是必须要坚持的东西。
改革是要付出一定努力的，所以用户应该选择那些具有先进的管理思想，能够产生实际效益的协同办公管理软件产品，而不是一味的追求符合自己的习惯和使用上的简单，也要主动的去适应软件，因为这归根到底是接受新的管理思想。
误区七：大企业开发的一定好
大企业开发的协同办公管理软件系统更适合大企业来用，却不一定适合中小企业，因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色，包括结构、功能、流程、使用和价格等，而这些东西往往不能被大企业所感同身受。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用，因为他们对处于成长阶段的中小企业理解更直接，更深刻。另外经过多年发展，协同办公管理软件系统已经完全成熟，开发技术和理念日渐融合，产品质量越来越高，完全能够满足一般企业需要。另外大企业的协同办公管理软件系统价格惊人，往往是普通协同办公管理软件的数倍甚至数十倍，因此没必要去追求大企业、大名气。
误区八：选一个好的协同办公管理软件彻底改善管理水平
协同办公管理软件能够帮助企业规范办公流程，提高工作效率，却无法从根本上解决问题，因为问题归根到底要靠人来解决。管理问题如同人的心病，还需心药来治，协同办公管理软件是治标不治本的，它只是提供了一个先进的生产工具，通过先进的工作方式来帮助人更有效的工作。
没有任何一种软件能够完全代替人的作用，管理者应该具有先进的管理思想，并通过正确的方法，先进的工具努力将这些思想应用于实践，才能彻底提高管理水平，如果一个协同办公管理软件能够帮助企业解决管理过程中80％以上的问题，那就已经很难得了。
误区九：一步到位，一劳永逸
首先，企业的发展不是一步到位的，人员、部门、制度、思维等都在不断发展中，需要我们随时调整、改进以满足企业发展需要；其次，技术的发展不是一步到位的，开发技术和理念日渐先进，必须时刻更新才能保持领先；最后，社会的发展不是一步到位的，社会进步日新月异，只有紧跟时代才不会被潮流抛下。任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要，不可能一步到位，一劳永逸，软件没有最好，只有更好，只有保持不断的改进，才会保持持续的优势。所以在选择软件的时候，应该选择那些易于扩充升级，易于二次乃至多次开发的。
总结来说，选择协同办公管理软件有几个标准，那就是理念先进，功能适用，服务到位，价格合理。其中最重要的一点就是适用，协同办公管理软件一定要适合企业的规模和特点，才能充分发挥它的功效，完美的为企业服务。 |
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